会中工作

核心提示：本文讲述的是日常工作会议主要流程之二：会中工作。提到了会中工作所要注意的几个事项，详请请阅读本文。1．会议签到 按会议签到工作的基本要求完成会议的签到工作。 为了随时掌握报到人数，要认真做好签到工作。 秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用

    本文讲述的是日常工作会议主要流程之二：会中工作。提到了会中工作所要注意的几个事项，详请请阅读本文。1．会议签到
    按会议签到工作的基本要求完成会议的签到工作。
    为了随时掌握报到人数，要认真做好签到工作。
    秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前，签到的方式主要有两种。
    1)簿式签到
    簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口造成拥挤现象。因此，簿式签到方式比较适合于小型会议或庆典性会议。
    2)卡片式签到
    卡片式签到又可以分为两种：一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者，入场时，交出一张即可；另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入计算机，与会者入场完毕后，签到情况便立即在计算机屏幕上显示出来。卡片式签到方式适用于较大型会议。
    2．协助正确使用会场设备并发放会议用品
    会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备以及必要的安全设施等。秘书人员应当会使用录音、摄像等设备，秘书人员还应提供会场用品，包括发放会议所需文具，随时提供主席台与会场人员饮用的茶水、饮料等。
    3．协助完成与会人员的食宿安排
    与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作，因此必须非常重视。虽然在会议召开前食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见，秘书人员应当虚心听取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。例如，有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应尽量给以调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意；有的与会者可能对饮食不习惯而提出意见，也应尽量改进。总之，应尽量采纳合理的意见要求，并给以满足。
    4．会议记录
    1)为会议记录做好准备工作
    作为一个秘书，应在会议期间做好记录和笔记，担任好会议的记录员。会议记录员应协助主持人进行会议的筹划和安排工作。正式会议的记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案，因此，务必准确、完整和条理清楚。
    (1)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。
    (2)准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录。
    (3)要备有一份议程表和其他的相关资料文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。
    (4)提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。
    (5)在利用录音机的同时必须手工记录，这样可以防止录音机中途出故障。
    2)会议记录的内容
    (1)会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。共4页，当前第1页1234 标签：