选择会议场所的基本步骤

核心提示：会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去： 1．确定会议目的。 2．确定会议形态。 3．决定实质上的需求。 4．考虑与会者的期望。 5．选择何种会议地点与设备。 6．评估选择的正确性。 针对这6个步骤，兹将有

    会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：
    1．确定会议目的。
    2．确定会议形态。
    3．决定实质上的需求。
    4．考虑与会者的期望。
    5．选择何种会议地点与设备。
    6．评估选择的正确性。
    针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下。
    确定会议目的
    大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。
    选择会议场地的工作清单(checklist)
    先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。
    地区
    1．费用(成本)与便利性。
    2．是否邻近机场。
    3．轿车或出租车是否足够。
    4．充足的停车空间。
    5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。
    环境
    1．当地有何观光点。
    2．购物。
    3．休闲活动。
    4．天候状况。
    5．环境是否良好。
    6．餐厅。
    7．当地治安是否良好。
    8．社区经济状况。
    9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。
    10．当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。
    11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
    设备
    1．警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。
    2．大厅(lobby)是否整洁，吸引人。
    3．报到处是否容易找到：
    (1)是否有足够房间供工作人员使用。
    (2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。
    (3)接待处的人力是否足够。
    4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。
    5．询问处是否全天候有人值班。
    6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。
    7．对客人的服务：
    (1)药局。
    (2)礼品店。
    (3)柜台服务。
    (4)保险箱。
    8．舒适、整洁的饭店住房：
    (1)家具是否完好。
    (2)现代化冲浴设备。
    (3)充足光线。
    (4)足够的衣橱空间与衣架。共3页，当前第1页123 标签：